Cuenta la historia que nuestro buen Dexter, en sus ratos libres después de intentar dominar el mundo/consumir tomates hidropónicos al por mayor, se encarga de vender estampillas para correos electrónicos. Para promocionar su tremendo negocio, utiliza las cuentas de correos del equipo de CLH para invadir a sus “clientes”(que claramente ni ellos saben que lo son). En base a esto, todos los meses nos genera un tráfico excesivo sobre el servidor, lo que nos termina dando serios problemas con la entidad que nos arrienda este servicio (una panadería que queda cerca de los cuarteles generales de CLH. Lo sabemos, los fondos son escasos).

Es por esto que tuvimos que investigar una alternativa que nos evitara el problema y fue así como llegamos a Google Apps, una solución que ofrecen nuestros excelentes amigos de la gran G (bueno, ellos aún no saben que somos amigos. Detalles.), que nos permite utilizar la suite estándar de Google para administrar el correo electrónico, así como utilizar Google Docs y Calendar.

Hoy, en un sencillo y rápido tutorial, les enseñaremos el paso a paso para poder utilizar este servicio con dominios que posean y así entregar una alternativa fácil para sus usuarios.

El detalle, como siempre, después del salto.

Cómo habilitar correos a través de Google Apps

Detalles del tutorial

• Tiempo aproximado de implementación: 10 min.
• Dificultad: Intermedio.

Implementos necesarios:

• Navegador de Internet.
• Dominio propio (.cl, .com, .net u otros).
• Hosting propio (que permita editar los registros MX).

¿Qué son los registros MX?

Los registros MX, son elementos relativos a los DNS de un servidor y controlan el destino al que es dirigido todo el correo que vaya a un dominio en particular. Dependiendo como los definamos, cada vez que nos envíen un correo a usuario@dominio, la instancia es enviada al responsable de manejar los correos.

Por defecto, cuando contratamos un servicio de hosting, el correo electrónico se maneja de manera interna, recibiéndolo y distribuyéndolo hacia cada casilla. Lo que haremos acá, junto con habilitar Google Apps, es definir los registros MX propios de Google, para que administremos a través de esta suite todo el correo entrante y saliente.

Con eso claro, vamos, manos a la obra:

Primeros pasos

Lo primero que debemos hacer, es dirigirnos al sitio de Google y seleccionar la opción Soluciones empresariales que se encuentra en la parte inferior:

Esto nos llevará a la página de introducción del servicio, en la cual deberemos seleccionar la opción Google Apps:

Y continuaremos en el detalle de Google Apps, en donde debemos seleccionar Standard Edition en el costado derecho, tal como muestra la imagen:

Y nos darán una breve introducción de lo que contiene la edición estándar. Para comenzar, seleccionamos Introducción:

Registro y configuración inicial

Para comenzar con el registro, se nos solicitará ingresar el dominio que utilizaremos para el correo, así como indicar si somos administradores y/o responsables del dominio o usuarios. Ingresamos nuestro dominio y seleccionamos la opción que corresponda (en este caso, que somos administradores):

A continuación, ingresamos nuestra información como administradores del dominio. Una vez ingresada, presionamos el botón Continue o Continuar:

Ahí se nos solicitará crear la primera cuenta de administrador, ingresando un nombre de usuario y contraseña. Está también será, eventualmente, una cuenta de correo a utilizar:

Validación de propiedad del dominio

Para continuar, Google nos solicitará un método de validación para confirmar que realmente somos propietarios del dominio. Para esto, nos dará 2 opciones:

• Subir un archivo HTML al servidor donde está alojado el dominio.
• Cambiar un registro CNAME en el servidor donde está alojado el dominio.

Lo más recomendable y sencillo es optar por la primera opción, así que la seleccionamos y continuamos:

Ahí se nos dará la indicación del nombre del archivo HTML así como el contenido que debe incluir. Debemos crearlo (en nuestro editor favorito) y subirlo a la raíz de nuestro sitio Web:

Una vez que lo hayamos hecho, presionamos el botón I’ve completed the steps above (He completado los pasos indicados arriba), con lo que Google procederá a acceder al archivo y leerlo para confirmar la propiedad.

Si se ha podido leer, nos indicará la guía de inicio de Google Apps, la cual podemos seguir o bien saltarla (podemos acceder más tarde desde el tablero):

Tablero de administración

Una vez que el dominio ha sido validado, se nos llevará al tablero de administración para Google Apps, en el cual podremos habilitar los correos, entre otras opciones.

Habilitación de servicio de correo

Para habilitar nuestros correos a través de Google Apps, debemos dirigirnos a la opción Email dentro de Service settings y hacer click en el enlace Active email:

Eso nos llevará a una pantalla de indicaciones sobre los ajustes que deberemos hacer en nuestro hosting con respecto a los registros MX. La tabla de valores correspondientes que deberemos utilizar es:

La forma de hacerlo variará dependiendo del servicio de hosting que utilicemos, pero lo más común es buscar la opción de registros MX y llenar con los datos indicados por Google. En caso de cualquier duda, el paso a seguir es contactar a nuestro proveedor de servicios y hacer las consultas de rigor.

Configuración de servicio de correo

Una vez que hayamos hecho los cambios de registros MX, se nos llevará a la pantalla de configuración del servicio de correo, en el cual deberemos definir las opciones que cada usuario tendrá por defecto. Entre las preferencias, podemos definir la URL de acceso al servicio de correo (por defecto http://mail.google.com/a/dominio):

Creación de nuevos usuarios

Una vez que hayamos habilitado y configurado el servicio (este demorará dependiendo de cuan rápido nuestro servicio de hosting actualice los nuevos registros MX), será momento de crear los usuarios que tendrán acceso a cuentas de correo, lo cual podremos hacerlo en la opción Users and groups:

Si hacemos click en la opción Create a new user, nos llevará a la pantalla de creación de usuarios:

En ella solo definimos nombre, apellido y nombre de usuario. Adicionalmente podemos crear una contraseña temporal (que dependiendo de las opciones le solicitará al usuario la primera vez que ingrese que la cambie) o definirla nosotros mismos.

Y ahora solo nos queda entregar la información a los usuarios y comenzar a utilizar una vez que el servicio termine de habilitarse.

¿Por qué utilizar Google Apps para nuestro correo electrónico?

Existen varias ventajas de utilizar esta alternativa para manejar nuestros correos, como:

• “Externalizar” todo el tráfico generado por conceptos de correos electrónicos.
• Entregar a los usuarios un interfaz amigable y de fácil uso como es el de Gmail.
• Entregar servicios para compartir documentos y agendas como Google Docs y Google Calendar.
• Portabilidad. Los usuarios podrán revisar su correo y agendas desde cualquier lado con acceso a Internet.

Entre otras.

Así que si buscamos una alternativa de fácil uso para los correos, Google Apps es más que interesante para considerar.

Antes de terminar les recordamos, como siempre, que este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.