Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet y telefonía IP. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000, si cuatro mil, datos en Excel, los cuales se deben filtrar, ordenar y hacer cálculos respectivos.
Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.
Estamos hablando de las Macros.
Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft. Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.
Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)
La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.
La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.
Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic), ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son dos cosas distintas.
La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia. Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará impresionado por tu consistencia y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!
Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.
La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”. Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción. Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.
Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.
Con ello nos aparece la ventana “Grabar Macro”.
En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: ” dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.
Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.
Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.
Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.
¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.
Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.
En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.
Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.
Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.
Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.
Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.
Con ello se nos abre el editor de VBA.
Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.
Con ello se abre el módulo y podemos obsevar el código que se ha generado.
Los comentarios se pueden anotar anteponiendo el símbolo de apóstrofe (’).
En este caso para explicar el código dejaré comentarios en cada línea.
Sub NombreyTiempo() ‘ NombreyTiempo Macro ‘ Esta Macro anota mi nombre y el tiempo ‘ Acceso directo: Ctrl+Mayús+N Range(“A1”).Select ‘Se selecciona la celda A1 ActiveCell.FormulaR1C1 = “Dexter” ‘En ella se insertará Dexter Range(“A2”).Select ‘Se selecciona la celda A2 ActiveCell.FormulaR1C1 = “=NOW()” ‘Se aplica la fórmula Ahora() que en VBA se anota por su nombre en inglés NOW() Range(“A2”).Select ‘Nuevamente seleccionamos la celda A2 Selection.Copy ‘La selección se copia Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False ‘Se vuelve a pegar pero como pegado especial, en este caso como Valor Range(“A1:A2”).Select ‘Tomamos el Rango desde la celda A1 a la A2 Application.CutCopyMode = False ‘Esta linea no hace nada en particular ya que no estamos ni copiando ni pegando With Selection.Font ‘Con la seleccion antes hecha, entramos a la configuracion de fuentes .Name = “Calibri” ‘Se selecciona el tipo de fuente, en este caso Calibri .Size = 16 ‘Se selecciona el tamaño de fuente, en este caso 16 .Strikethrough = False ‘los siguientes códigos representan otros parámetros que no son necesarios analizar .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ThemeColor = xlThemeColorLight1 .TintAndShade = 0 .ThemeFont = xlThemeFontMinor End With Selection.Font.Bold = True ‘Con la misma seleccion anterior (celdas A1 y A2), aplicamos el formato de Negrita End Sub
Este código lo pueden copiar y pegar en el editor de Macros de Excel, correrlo y funcionará correctamente.
Bueno con esto me despido, espero que les haya gustado.
Y como siempre, este tutorial ha sido
Felices proyectos!!!!!
Para cualquier consulta no duden en escribirnos.
Estaremos felices de responderles y ayudarles en todo lo posible.
Cómo Lo Hago, si se puede, te lo enseñamos.
6:56:45 pm
Hola!
No se si me puedas hacer la sugerencia o si con macros se pueda hacer.
Mi problema es el siguiente
Necesito hacer un calendario donde se maneje el rol de turnos, yo manejo cuatro turnos, y cada dos días van cambiando de turno, yo requiero presentar el calendario por mes de estos cambios.
No se si me puedan ayudar
Saludos.
1:05:39 pm
HOLA DEXTER TENGO UNA PREGUNTA, HICE UNA PEQUEÑA MACRO LA CUAL ME ESTA JALANDO VALORES DE UNA HOJA CONTIGUA, NECESITO QUE ESA MACRO SE CORRA UNA Y OTRA VEZ, CON CADA VALOR DE LA LISTA CONTIGUA… NO SE SI ME EXPLIQUE. ES DECIR, EN MI MACRO YO PROGRAMO QUE EN UNA CELDA OBTENGA EL VALOR A1 DE LA HOJA 3.
NECESITO QUE LA MACRO SIGA CORRIENDO Y TOME EL VALOR A2,A3,A4, Y ASI SUCESIVAMENTE HASTA QUE LA LISTA TERMINE.
AGRADECERÉ MUCHO SI PUEDES AYUDARME 😀
12:59:48 pm
Hola, yo tengo una base de dato ya generada desde nuestro sistema, la cual emite la data de forma horizontal pero la presentación y para una mejor visión se realiza de forma vertical, nose si macro puede ayudar para esto.
Gracias,
10:57:55 pm
Hola, si me puedes ayudar tengo un set de datos ingreso de camiones, con diferentes fhechas y año, para lo cual necesito separarlos por fecha a los proveedores
11:28:58 pm
hola que tal voy a ser la secretario de un gerente general y quisiera saber que funciones de Excel son las que mas voy a utilizar
12:33:40 pm
buen dia
me podrian apoyar para hacer un macros de muchos datos de llantas como rin, medida, cambio de llanta, proveedor, fecha de cambio.
saludos!
11:01:28 am
Hola Dexter, yo trabajo en un almacen y manejo muchos materiales y tengo que hacer un calculo de el valor unitario de diferentes materiales y justo despues sumarlos para comocer el precio total de un empaque terminado,es de MATERIAL, CANTIDAD, MATERIAL, CANTIDAD,HORAS HOMBRE, COSTO TOTAL.
Agaradeceria mucho si me ayudas con una formula en la cual realice el calculo del porcentaje utilizado de diferentes conceptos y posterior relaice la suna de los conceptos resultantes de manera automatica…
GRACIAS.
4:00:33 pm
como puedo crear un enlace para ordenar y compara coincidencias y errores de datos de una hoja a otra teniendo en cuenta que los datos de la hoja 1 estan en horizontal y en la hoja 2 en vertical por ejem:
hoja 1 1cpt, 3cpt, 3vpt,1pr4,4er horizontal
hoja 1pr4,2er, 1cpt, 3cat vertical
quiero que la hoja 1 busque en la hoja 2 y me de error y coincidencia
12:19:09 am
Hola Dexter,
Muy interesante el tutorial. Bastante entendible. Verás, trabajo como asesor de proyectosm y a menudo debo hacer cotizaciones a diferentes clientes. básicamente son varias columnas con la descripcion, la cantidad, el valor unitario y el valor total. sin embargo cuando son muchos items me toca hacer muchas filas y a cada fila debo editarle el ancho, el borde y el fondo. Quisiera saber si con una macro puedo dejar como opcional el numero de filas para tener un archivo que se adapte a cada cotización por separado. Me puedes ayudar?
Mil Gracias
5:41:54 pm
Buen día:
Estoy tratando de realizar una búsqueda de un dato en un libro diferente de excel, el problema es que este dato se encuentra en otro libro, y puede estar en cualquiera de las 32 hojas que contiene. Las 32 hojas tienen la misma estructura. Lo trate de realizar asignándole un nombre al rango y con un Buscarv, pero esta asignación solo me permite realizarlo sobre una hoja, y como lo mencione anteriormente tengo 32, ¿Como lo puedo hacer?.
Gracias