Cómo dominar Excel Parte 1

por Vertig0

Vamos a aprender en esta, la primera parte de una serie de tutoriales, como dominar Excel, en este tutorial vamos a conocer algunas funciones faciles, utiles y de sencilla aplicacion.

Promedio, Numero Maximo, Numero Minimo, Validacion y Formato Condicional, explicaciones y aplicaciones despues del salto.

Cómo dominar Excel Parte 1

Antes de todo y como siempre, que necesitamos

– Excel

Listo :]

Vamos a dar una pequeña definicion de cada funcion:

-Promedio: Bueno creo que no requiere mayor explicacion, sirve para sacar los promedios de una cantidad de cifras
-Numero Maximo: Busca entre una serie de numero el numero mayor y lo muestra
-Numero Minimo: Lo mismo que el anterior con el numero menor
-Validacion: Pone restricciones a los datos que se pueden ingresar en una celda
-Formato Condicional: Modifica el texto, los colores,etc. de la celda segun el valor que se ingrese

Vamos a aplicar esto a una caso util, sacaremos, segun las notas de unos alumnos, su promedio, la nota mayor y la nota menor, ademas no permitiremos que en las celdas donde hay que ingresar notas se pueda ingresar un numero menor que 1 o mayor que 7 y por si eso fuera poco, haremos que si el promedio es menor de 4, la celda se ponga roja con las letras en blanco.

1.- Primero abrimos excel y diseñamos una tabla como la siguiente:

Como ven en la primera fila se escribe que dato se pondra bajo ella (nombre, nota 1, nota 2, etc…) y hacia abajo, por ahora solo los nombres.

2.- Lo primero que vamos a hacer con esta tabla es hacer que en los campos donde vamos ingresar las notas solo se puedan ingresas numero entre el 1 y el 7, incluyendo decimales. Para esto seleccionamos todos los campos donde iran notas, este este desde la interseccion de ALF con NOTA 1, hasta la inteseccion de LENNY con NOTA 6, con esto seleccionado vamos al menu Datos -> Validacion, se abrira una ventana como la siguiente y llenamos los datos como sale en la imagen, esto sirve para indicar que valores estan permitidos o no dentro de la celda.

Si se fijan, arriba hay 3 pestañas y una de ellas dice xxx hacen click en ella, la ventana cambiara a una como la siguiente, que sirve para personalizar el mensaje de error, por una cosa didactica lo llenaremos como sale en la imagen.

Una vez hecho esto, click en aceptar.
Ahora si dentro de lo que tenian seleccionado intentan ingresar, por ejemplo un 8, aparecera un mensaje de error.

3.- Ahora vamos a sacar promedios, en la columna promedio, escojen la primera celda (osea la que esta a la altura de ALF) y escribimos “=Promedio(” sin las comillas, cuando tengamos el parentensis elegimos, siempre en la fila de ALF, desde nota 1 a nota 6 y luego cierran el parentesis, quedando algo de estilo “=Promedio(C4:H4)” como no hay notas puestas, no puede sacar el promedio y les aparecea un mensaje en la celda, ignorenlo. Para sacar el promedio de los demas tendrian que repetir el proceso con cada fila, pero por suerte para todos hay una opcion mucho mas rapida.
Eligen la celda donde acaban de escribir el comando, si se fijan hay un cuadrado pequeño en la esquina inferior derecha de la celda que si ponen el cursor sobre ella se trasnforma en una cruz negra, click y arrastran por esa columna hasta llegar a la altura de LENNY, ahora el mensaje que estaba en la primera celda se repetira sobre las que cubrieron.

4.- Vamos ahora con la nota mas alta. En la columna MAS ALTA, en la celda que esta a la altura de ALF (su interseccion por si no se entiende) escriben “=MAX(” son las comillas y seleccionan las mismas celdas que para el caso del promedio y cierran el parentensis quendando algo estilo “=MAX(C4:H4)” siempre sin las comillas, como no hay notas, aparecera un cero.
Para no tener que hacer lo mismo con cada nombre repiten el proceso del paso anterior.

5.- Nota mas baja, para no ser tedioso, lo que tienen que hacer aca es basicamente lo mismo que en el paso 4, solo que ahora en la celda que esta abajo de MAS BAJA y en el comando reemplazar MAX por MIN.

6.- Con esto hecho si rellenan los campos de la notas, autamaticamente excel sacara promedios, notas mas altas y notas mas bajas y ademas no le permetira ingresar notas menores que 1 o mayores que 8. pero aun haremos algo mas hoy, para terminar haremos que si el promedio es menor que 4 la celda se vuelva roja y con letras blancas en negrita.
Para esto seleccionamos los promedios y vamos al menu Formato -> Formato Condicional y aparecera esta ventana

Esta ventana la llenamos con los datos que aparece en la imagen, pero reemplazando el 3 por un 4 (esto es porque cuando sace el screenshoot me habia equivocado en el numero, cosas que pasan).
Despues de esto, click en el Boton formato y se abrira la ventana para configurar el formato del texto, en la pestaña “Fuente” en Estilo eligen Negrita y en Color eligen blanco, luego en la pestaña Tramas eligen rojo, click en aceptar, aceptar de nuevo en la ventana anterior y como veran si es que tiene algun promedio menor que 4, esa celda cambiara a la configuracion que ustedes les dieron. Como se ve en la imagen.