Ahhh, los siempre reconocibles y pocas veces queridos formularios. Hoy en día están presentes en prácticamente todas las operaciones que realizamos habitualmente, desde una simple visita al doctor llenando datos en un formulario en papel, hasta tomar contacto en una página Web, si nos ponemos a analizar pordremos ver que de una forma u otra, todos los procesos de todo tipo están compuestos en algún punto por un formulario.

En algunos tutoriales hemos cubierto el proceso de confección de formularios para sitios Web, pero ¿qué es lo que pasa cuando el formulario que necesitamos no es para Web sino que necesita cumplir otra función, como intercambio de documentos de forma digital?, para eso hoy les traemos en CLH un sencillo tutorial en donde les enseñaremos a crear formularios digitales en formato PDF, los cuales pueden ser completados en el mismo documento por el usuario.

Como siempre, todo el detalle, después del salto.

Cómo confeccionar formularios en PDF

Antes de comenzar, es bueno aclarar que existen varias formas de realizar este proceso. Desde algunas aplicaciones gratuitas hasta diversas opciones que ofrece Adobe Acrobat. Para este tutorial utilizaremos el último, Adobe Acrobat y cubriremos el proceso desde cero.

Implementos necesarios:

1. Adobe Acrobat Pro. Para este tutorial utilizamos la versión 9, la cual puede ser obtenida desde el sitio oficial de Adobe.

Con eso claro, vamos, manos a la obra:

Procedimiento:

1.- Lo primero que hacemos es seleccionar el botón Formularios y luego al opción Iniciar Asistente de Formularios o en su defecto ir al menú Formularios y seleccionar la opción:

2.- Una vez que seleccionemos la opción, se iniciará el Asistente y en una primera etapa nos preguntará si deseamos crear el formulario a partir de algún documento PDF, de Word o Excel, si queremos utilizar un documento impreso o diseñarlo desde cero. Seleccionaremos la última opción.

Al seleccionar, se iniciará el Asistente, que dependiendo de la versión, puede ser Adobe LiveCycle Designer y nos aparecerá la primera pantalla, en donde debemos seleccionar la fuente del formulario, que puede ser:

1. Formulario en blanco.
2. Basado en una plantilla.
3. Basado en una hoja de cálculo.
4. Importar un documento PDF.
5. Importar un documento Word.

Seleccionamos formulario en blanco y hacemos click en Siguiente.

3.- La siguiente pantalla, nos mostrará las opciones de configuración, sobre el tamaño de la hoja, número de páginas y orientación. Configuramos según necesitemos y click en Finalizar

Luego de finalizar, se nos llevará a la página en blanco para empezar a trabajar:

4.- El interfaz principal se compone de los siguientes elementos:

1. Area de diseño del formulario.
2. Opciones: Abrir, guardar, Zoom, etc. Además se presentan las 2 opciones de visualización: Vista diseño y Vista previa de PDF.
3. Tips de ayuda.
4. Elementos de diseño para el formulario (imágenes, cuadros de texto, botones, texto, etc).

Luego de esto, estamos listos para empezar a diseñar. Haremos un pequeño diseño de ejemplo en este tutorial con el fin de orientar el proceso, pero siéntanse libres de modificar lo que estimen conveniente.

5.- Partiremos por crear un encabezado, con una imagen y algo de texto. Primero ubicaremos la imagen en la parte superior del formulario, para esto, en la sección de elementos, hacemos click en imagen y luego hacemos click en la parte de la hoja donde queremos ubicar la imagen.

Para añadir una imagen, hacemos doble click dentro del cuadrado que se creó y buscamos la imagen:

Al seleccionarla, se añadirá al formulario:

6.- A continuación añadiremos un título. Para eso, vamos a los elementos y seleccionamos Texto, con esto se activará la herramienta y procedemos a ubicar en el lugar donde la queremos, tal como con la imagen. Ahí escribimos el título y le damos formato con las propiedades que aparecen en la barra del menú. Luego seleccionamos Línea de los elementos y la ubicamos abajo del texto y la imagen, quedando como resultado:

Si en cualquier momento queremos ver el resultado final, podemos activar la pestaña Vista Previa de PDF.

7.- Con nuestro encabezado listo, pasaremos al cuerpo del formulario, añadiendo los campos que necesitemos. Como este ejemplo trata de un formulario de inscripción, usaremos campos de texto desde la biblioteca de objetos. La forma de ponerlos, es la misma que para el caso del encabezado que hicimos más arriba:

8.- Como en todos los formularios, hay opciones que no se cumplen bien con campos de texto. Acá también podemos definir otros objetos para recabar datos, como botones de radio, cuadros numéricos, listas desplegables, botones, etc. En caso de que los necesitemos, los añadimos de la misma forma como hemos hecho los pasos anteriores.

9.- Para dar el toque final, añadiremos un botón para hacer un envío del formulario vía correo electrónico. Para eso seleccionamos el botón desde la biblioteca de elementos y lo ubicamos:

Como podemos ver, el botón despliega un ícono de advertencia, que nos dice que no se ha especificado la dirección de correo electrónico. Para especificarla, debemos ir al menú Ventana > Objeto y se desplegará una paleta de propiedades donde podemos especificarla:

10.- Luego, si queremos añadir más elementos, repetimos los procesos anteriores. De lo contrario, vamos al menú Archivo > Guardar y guardamos nuestro formulario, el cual al abrirlo con nuestro lector de PDF favorito debiese verse parecido a este:

Este formulario puede ser rellenado por cualquiera que obtenga el PDF y hacer uso de las funciones (como enviarlo por correo electrónico) sin problemas.

Antes de terminar, es bueno recordar que el formulario confeccionado acá es bastante básico a modo de ejemplo, los instamos a ver todas las posibilidades que se presentan, ya que es posible realizar formularios muy completos para distintas necesidades.

Simple, ¿No?

Como siempre, les recordamos que este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.