Cómo hacer una macro en Excel

Cómo hacer una macro en Excel Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me han dado como tarea la de realizar un resumen anual de unos servicios de enlaces de internet y telefonía IP. Al ser anual estamos hablando de al menos unos 4000, si cuatro mil, datos en Excel, los cuales se deben filtrar, ordenar y hacer cálculos respectivos.

Para que este proceso no se haga tan tedioso es que he recurrido a una herramienta que muchos han escuchado pero creo estar en la razón al decir que pocos saben utilizar.

Estamos hablando de las Macros.



Cómo hacer una macro en Excel

Una pequeña introducción

Cuando hablamos de una Macro en Excel nos referimos a un lenguaje de programación orientado a aplicaciones. En este caso particular, se utiliza VBA (Visual Basic for Applications) el cual es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft.  Excel, al igual que los otros programas de Microsoft Office incluyen el lenguaje VBA.

Imaginen un Robot que conoce todo sobre Excel. Este robot puede leer instrucciones y operar sobre Excel de manera rápida y precisa. Simplemente escribimos un lenguaje que este robot comprenda, para que luego el robot haga el trabajo sucio mientras nos relajamos y tomamos una limonada. Eso es justamente VBA. Un lenguaje en código para robots. Pero Ojo, Excel no viene ni con un robot ni con la limonada. =)

La combinación entre la generación de un código VBA y su posterior ejecución en Excel es lo que se llama una Macro. A fin de cuentas una Macro es un programa el cual contiene un trozo de código de manera que podemos automatizar procesos que el realizarlos a mano nos pueden tomar mucho tiempo.

La palabra Macro proviene del griego makros que significa grande-lo cual podría describir el tipo de pago que podrías recibir por convertirte en un experto en programación de Macros.

Otra cosa que se debe tener en cuenta es que VBA no es lo mismo que VB (Visual Basic), ya que VB es un lenguaje de programación que permite crear programas auto ejecutables (conocidos como archivos EXE). A pesar de que VBA y VB tienen mucho en común, son dos cosas distintas.

La idea de crear una Macro es la de automatizar tareas que son repetitivas o que deben ser desarrollas con frecuencia.  Por ejemplo, preparar reportes mensuales de manera que todos los meses podrás presentarle a tu jefe reportes con un mismo formato. Él quedará impresionado por tu consistencia  y la gran calidad de tu trabajo, e incluso te promoverá a un nuevo cargo al cual no estás capacitado!!

¡Comencemos!

Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007. Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”. La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”. Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción. Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

  • Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.
  • En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”.

Con ello nos aparece la ventana  “Grabar Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación  de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: " dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.

  • Anotaremos nuestro nombre en una celda
  • Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

  • Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar)
  • En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.

Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

  • Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.
  • Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra ponemos  “16”.
  • Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.

En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si  prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.

Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.

Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.

Con ello se nos abre el editor de VBA.

Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.

Con ello se abre el módulo y podemos obsevar el código que se ha generado.

Los comentarios se pueden anotar anteponiendo el símbolo de apóstrofe ().

En este caso para explicar el código dejaré comentarios en cada línea.

Sub NombreyTiempo() ' NombreyTiempo Macro ' Esta Macro anota mi nombre y el tiempo ' Acceso directo: Ctrl+Mayús+N Range("A1").Select 'Se selecciona la celda A1 ActiveCell.FormulaR1C1 = "Dexter" 'En ella se insertará Dexter Range("A2").Select 'Se selecciona la celda A2 ActiveCell.FormulaR1C1 = "=NOW()" 'Se aplica la fórmula Ahora() que en VBA se anota por su nombre en inglés NOW() Range("A2").Select 'Nuevamente seleccionamos la celda A2 Selection.Copy 'La selección se copia Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False 'Se vuelve a pegar pero como pegado especial, en este caso como Valor Range("A1:A2").Select 'Tomamos el Rango desde la celda A1 a la A2 Application.CutCopyMode = False 'Esta linea no hace nada en particular ya que no estamos ni copiando ni pegando With Selection.Font 'Con la seleccion antes hecha, entramos a la configuracion de fuentes .Name = "Calibri" 'Se selecciona el tipo de fuente, en este caso Calibri .Size = 16  'Se selecciona el tamaño de fuente, en este caso 16 .Strikethrough = False 'los siguientes códigos representan otros parámetros que no son necesarios analizar .Superscript = False .Subscript = False .OutlineFont = False .Shadow = False .Underline = xlUnderlineStyleNone .ThemeColor = xlThemeColorLight1 .TintAndShade = 0 .ThemeFont = xlThemeFontMinor End With Selection.Font.Bold = True 'Con la misma seleccion anterior (celdas A1 y A2), aplicamos el formato de Negrita End Sub

Este código lo pueden copiar y pegar en el editor de Macros de Excel, correrlo y funcionará correctamente.

Bueno con esto me despido, espero que les haya gustado.

Y como siempre, este tutorial ha sido

Felices proyectos!!!!!

Para cualquier consulta no duden en escribirnos.

Estaremos felices de responderles y ayudarles en todo lo posible.

Cómo Lo Hago, si se puede, te lo enseñamos.

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Escrito por Dexter

Cuenta la leyenda, que si Albert Einstein hubiese sido mujer, se hubiese encontrado con Isaac Newton y hubiesen tenido un hijo, mientras por otro lado MacGyver se hubiese encontrado con la versión femenina de una fusión entre los Cazadores de Mitos, hubiesen tenido una hija, y por afán del destino esos 2 niños se hubiesen encontrado cuando adultos y hubiesen tenido un hijo, ese sería Dexter. Simple, ¿No?. Existen otras teorías respecto a su origen, pero en verdad no quisieramos mentirles… sería una rotería. Bautizado en los barrios populares como ‘El Jackie Chan de la Electrónica’, presenta las más diversas soluciones a los problemas diarios. Es un crack.



332 Comentarios a “ Cómo hacer una macro en Excel ”

  1. [...] This post was mentioned on Twitter by Como Lo Hago, ComoHago. ComoHago said: Como Hacer una Macro en Excel: Actualmente me encuentro realizando mi tercera práctica profesional en la cual me h… http://bit.ly/c5h5uN [...]

  2. jorcarri dice:

    Siempre he pensado que excel es una herramienta muy potente si la sabes ocupar mas que para sumar.
    Gracias

  3. Dexter dice:

    @jorcarri
    Gracias por tus comentarios.
    Saludos!!

  4. [...] Como Hacer una Macro en Excel- Como Lo Hago Como Hacer una Macro en Excel- Como Lo Hago (tags: Como Hacer una Macro en Excel- Lo Hago) [...]

  5. [...] En Como lo hago han confeccionado un completo tutorial sobre como precisamente realizar una planilla con macros activadas en Excel, detallando cada uno de los aspectos implicados y el proceso mismo de realización para obtener una planilla totalmente funcional. Etiquetas: excel, manuales, office [...]

  6. [...] podrán recordar hace unas semanas realicé un tutorial introductorio acerca de las Macros en [...]

  7. MARY dice:

    HOLA DEXTER..
    ME LLAMO MARY, NO SE SI ME PUEDAS AYUDAR.. TRABAJO EN UNA CONSTRUCTORA, MANEJO MUCHOS DATOS  CONCEPTOS Y NUMEROS.. TENGO UNA TABLA LA CUAL LE HE PUESTO FILTROS PERO PIERDO MUCHO TIEMPO EN FILTRAR PARA SACAR EL RESULTADO DE CADA CONCEPTO.
    OBRA- FECHA-DESCRIPCION-CANTIDAD-PROVEEDOR-CONCEPTO.
    AGRADECERIA MUCHO SI ME AYUDAS CON UNA FORMULA EN LA CUAL REALICE LA SUMA DE CADA CONCEPTO AUTOMATICAMENTE…
    GRACIAS.

  8. Dexter dice:

    @Mary
    Te envié un correo sobre el tema.
    Saludos!!!

  9. Pablo dice:

    Necesito hacer una lista de preguntas directas en la cual cada pregunta tiene una ponderación de acuerdo a su importancia previamente asignada y cada respuesta tiene un puntaje, también, dado por si se considera positiva o negativa para el proyecto.
    Se realiza una sumatoria final de todos los puntajes y se da un resultado.
    Luego debo confeccionar intervalos para dar una interpretación a ese valor.
    También me gustaría generar un gráfico en el cuál d acuerdo al resultado final y al puntaje recibido de cada pregunta se vaya moviendo y me diga si me proyectos es o no viable de acuerdo a los intervalos dados y ponderaciones entregadas.
    Es eso posible en excel? macros? alguna sugerencia por favor.
    Estoy hace meses de hacerlo por mi mismo y no logro.
     
    Gracias.

  10. Dexter dice:

    @Pablo
    Todo lo que haces en Excel puede ser automatizado mediante la implementación de Macros.
    El problema que le veo a tu consulta es que no vale la pena realizar una Macro ya que si cada pregunta tiene una ponderación y en algún momento decides cambiarla, tendras que cambiar la macro.
    Ahora el tema de los intervalos también te generarán cambiar la macro.
    Si todos estos valores se mantuviesen constantes, se recomendaría usar macros.

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