Hola amigos de CómoLoHago, hoy les traemos una aplicación bastante útil, se trata de una herramienta capaz de comprimir o más bien reducir el tamaño de nuestros documentos WORD, EXCEL y POWERPOINT.

Para saber cómo podemos lograr esto… como siempre todo luego del salto…

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Cómo reducir el tamaño de los documentos

Word, Excel, PowerPoint

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Para poder lograr esto ocuparemos un programa llamado FILEminimizer, el cual podemos descargar desde el siguiente enlace o en su versión portátil acá. Lamentablemente FILEminimizer no es un software libre, pero si existen versiones de prueba las cuales nos permitirán optimizar entre 5 a 12 archivos (dependiendo si nos registramos en la pagina, como podremos ver en la siguiente pagina)  antes de tener que comprar el software el cual tiene un valor de unos 35 dólares aproximadamente.

Dentro de las funciones que podemos encontrar en este software tenemos:

• Compresión de archivos Office hasta en un 98% – reduce un archivo de 50MB a 1MB
• Compresión de todos los archivos de Office 2007 (PowerPoint 2007, Word 2007, Excel 2007).
• Compresión de todos los formatos de Office (PowerPoint 97 a 2003, Word 97 a 2003, Excel 97 a 2003).
• Preserva el formato original – modificar y ver el archivo sin tener que descomprimirlo.
• Optimización de archivos de StarOffice y OpenOffice, si están guardados en un formato Microsoft.
• Edición compacta funciona directamente en un pendrive USB o de CD – instalación innecesaria.
• Función integrada de la búsqueda: encuentra todas las presentaciones de PowerPoint, todos los archivos Excel y todos los documentos Word de su Computador.
• Función arrastrar y soltar – «Drag & Drop» con posibilidad de optimizar más archivos a la vez (batch processing).
• Add-in para Microsoft Outlook, Lotus Notes, PowerPoint, Word, Excel y Windows Explorer.
• Completamente compatible con Windows 7.
• Versión desarrollador (Software Development Kit) disponible (apoyan a la mayoría de lenguajes de programación: C#, C++, Delphi, Visual BASIC, VB.net, etc).

Ya sabiendo las bondades de este programa procedemos a instalarlo, lo cual no debería presentarnos ninguna dificultad.

Ya instalado ejecutamos nuestro programa y nos aparecerá la siguiente interfaz…

La interfaz es bastante simple y no debería presentar ninguna complicación en su utilización, dentro de las opciones tenemos: Abrir Archivos, Optimizar Archivos, Optimizar y Enviar y por ultimo Buscar.

Ahora procederemos a optimizar un archivo, en mi caso optimizaremos un tutorial ya publicado… “Como Limpiar las orejas a nuestra mascota”  el cual quedo como un archivo DOC que pesa unos 3.862 KB (este archivo contiene texto e imágenes). Es el último archivo de la siguiente imagen.

Seguido al elegir el archivo procedemos a abrirlo en el programa con la opción “Abrir Archivos”.

Una vez que hayamos elegido el archivo a optimizar, debemos elegir el tipo de compresión, esta opción la encontraremos en la parte baja del programa, en nuestro caso ocuparemos “Compresión Estándar”. Y haremos clic en “Optimizar Archivos”.

Y listo tendremos nuestro archivo optimizado o comprimido… En la siguiente imagen podremos ver la diferencia de tamaño entre nuestro archivo original y el optimizado.

Podremos notar que el archivo original pesa 3.862 KB y nuestro nuevo archivo solo pesa 468 KB.

OJO: Como recomendación… verificar después de comprimirlo si no se ha dañado, ya que ese es un problema común.

Antes de despedirnos les dejamos un video explicativo que la empresa desarrolladora ha creado como ayuda para sus usuarios.

VIDEO EXPLICATIVO

Con esto damos por finalizado nuestro tutorial y como ya es costumbre les recordamos que este tutorial ha sido…

Cualquier duda o comentario que puedan tener, pueden realizarlos en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial les haya sido de utilidad.

Será hasta una próxima oportunidad.

Staff CLH

Añadir contenido multimedia a nuestras presentaciones en Powerpoint es una funcionalidad tremendamente útil y atractiva al momento de querer realzar cierta parte del contenido de nuestro último proyecto o de alguna charla que debemos dar a público. No obstante, el tener que poseer ese contenido multimedia de forma local en nuestros equipos para poder insertarlos comunmente presenta un problema, o bien una falta de optimización para todo el contenido que hoy tenemos disponible en Internet, especialmente en plataformas como YouTube que nos presentan una tremenda librería de videos a solo segundos de acceso.

Pues bien, hoy en CLH, les traemos un simple y rápido tutorial en el que les enseñaremos una gran funcionalidad de Powerpoint que nos permitirá incrustar videos desde el mismo sitio de YouTube, así como otro tipo de contenidos de las mismas características.

El detalle, como siempre, después del salto.

Cómo incrustar videos desde YouTube en Powerpoint

Como siempre, lo primero:

Implementos necesarios:

1. Microsoft Powerpoint (en este tutorial utilizaremos la versión 2007, pero es posible usar la 2003 también).
2. Una conexión a Internet.

Nota: El último punto es de tremenda importancia. Debemos contar con una conexión a Internet al momento de crear la presentación y al momento de darla, ya que es necesario hacer la carga del video tal como si lo hiciéramos en nuestro explorador.

Procedimiento:

Para hacer esto, al menos en Powerpoint 2007, es necesario activar una pestaña llamada Programador que no viene por defecto, pero que les enseñaremos a marcar en solo segundos. En 2003, el procedimiento es distinto y lo veremos en su momento.

1.- Lo primero que haremos será abrir Powerpoint e ir al menú de Office, ubicado en la esquina izquierda superior. En aquel menú aparecerá un menú en la parte baja llamado Opciones de Powerpoint:

2.- Una vez ahí, hacemos click en Opciones de PowerPoint y nos aparecerá la siguiente ventana, en la cual debemos marcar Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones, tal como lo indica la imagen y luego hacemos click en Aceptar:

3.- Con esto, nos aparecerá la pestaña Programador en los menús superiores:

4.- En aquella pestaña, debemos buscar la sección Controles y hacemos click en el botón Más controles, el cual es una llave de tuercas cruzado con un martillo:

5.- A continuación se abrirá la ventana de controles, en la cual debemos buscar al opción Shockwave Flash Object y hacemos click en Aceptar:

6.- Al hacer click en Aceptar, se cerrará la ventana y nada ocurrirá a primera vista. Lo que ha sucedido es que se ha activado el control y debemos proceder a dibujar el área donde insertaremos el video sobre nuestra diapositiva. Para dibujar, hacemos click y arrastramos con el mouse hasta formar un rectángulo del tamaño deseado. Una vez que logremos el porte que queremos, soltamos el click del mouse y se desplegará un rectángulo sobre la diapositiva. Si el tamaño no es el que queríamos no se preocupen, pueden ser ajustado mediante los cuadritos que tiene en los bordes:

7.- Luego, hacemos click con el botón derecho del mouse sobre el área que acabamos de dibujar y seleccionamos la opción Propiedades:

8.- Con esto, se abrirá una ventana de propiedades del objeto, similar a esta:

Esta ventana controla las propiedades y características del objeto que vamos a insertar (en este caso, el video de YouTube). Hay una serie de opciones que es bueno revisar y ajustar de acuerdo a lo que necesitemos. Sin embargo, para esto nos centraremos en tres:

• Movie: Representa la URL del objeto que vamos a insertar.
• Loop: Indica si el objeto continuará reproduciéndose una vez terminado. Con false se desactiva.
• Playing: Indica autoreproducción. Con false se desactiva.

9.- Ahora que tenemos la ventana de propiedades, debemos buscar la URL del video. Para esto, abrimos en nuestro navegador YouTube y vamos al video que queremos insertar. Una vez ahí, podemos ver que al costado derecho se presenta un rectángulo de color gris, el cual contiene la información del video. Ahí debemos copiar la que dice URL:

10.- Esta URL debemos pegarla en la ventana de propiedades, en Movie. Sin embargo, debemos hacer una pequeña modificación antes de cerrar. Es necesario a la URL eliminarle la palabra watch, el signo de interrogación y cambiar el signo = por un / . Por ejemplo, para la URL que mostramos en la imagen anterior:

URL original:

http://www.youtube.com/watch?v=CujOfGo3S58

Reemplazamos por:

http://www.youtube.com/v/CujOfGo3s58

Y nos queda algo como esto:

11.- Ajustamos el resto de las opciones según queramos y cerramos la ventana de propiedades. Una vez que cerremos, veremos que nuestra diapositiva se ve de la misma forma, es decir, un rectángulo con una X al medio. No hay de que preocuparse, en el modo de edición de las diapositivas no se ve este contenido, pero si se verá al momento de presentar. ¿No me creen?, pues previsualicemos. Presionamos F5 en nuestro teclado para entrar al modo de previsualización:

Ahí podemos hacer click sobre el video y se empezará a reproducir, tal como si estuviese en el navegador.

Sencillo ¿no?

Ahora, ¿qué pasa si estamos usando Microsoft Office 2003 en vez de 2007? Más sencillo aún. En vez de ejecutar los pasos 1 y 2, vamos directo al menú Ver > Barras de herramientas > Controles > Más controles y nos aparecerá el menú para seguir desde el paso 5 en adelante lo que vimos.

Así que a disfrutar de esta gran funcionalidad. La pestaña Programador de Powerpoint 2007 nos ofrece una serie de funcionalidades que esperamos explorar a futuro, pero desde ya tenemos una muy útil que sin duda le dará un toque de calidad a nuestras presentaciones.

Antes de terminar, les recordamos que, como siempre, este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos unas líneas en el área habilitada a continuación.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y será hasta una próxima oportunidad.

Staff CLH

Vamos a ver un tutorial en que nos enseñan como mejorar nuestras presetancíones en Power Point.

Este tutorial es un aporte de Fernanda Gutiérrez

Como siempre, después del salto.

Cómo optimizar una presentación en Power Point

¿Qué necesitamos?

- Power Point

¿Cómo lo hago?

1-    Simplificar:
Evitar el exceso de texto, cambiar oraciones por palabras claves, no saturar con imágenes o gráficos que no sean  completamente necesarios, eso ayudará a centrar la atención en lo importante, en el contenido.

2-    Consistencia
Ser sumamente cuidadoso con los tipos de letras, fuentes, tamaños, etc. Es muy importante mantener todo esto regularizado. Además siempre fijarse que el titulo sea el más adecuado para una diapositiva.

3-    Transiciones
La forma natural de leer, al menos para los de habla hispana, es de izquierda a derecha y de arriba abajo, así debe ser la forma en la que aparezca el texto. Además de esto se debe trata de hacer que aparezca de la misma forma siempre, con esto se logra mayor atención y velocidad con la lectura, de todas formas si lo que quieren es destacar una información, cambia la forma de aparición puede ser una buena técnica.

4-    Corrector Ortográfico.
Si bien es una herramienta indiscutiblemente útil, es un error gravísimo confiarse de el, es importante repasar manualmente la presentación y si se tiene la posibilidad consultar con tercero para ver si encuentran fallas que uno no vio.

5-    Instalación.
Idealmente la presentación debe estar instalada antes que las personas estén presentes, esto ayuda a dar una mejor imagen y no desviar la atención en posibles fallas técnicas antes de iniciar.

6-    Diapositiva en blanco
Al igual que al escribir un informe, se recomienda tener una diapositiva en blanco al final o en su defecto con algún mensaje o logo corporativo, esto evitará quedar con la pantalla negra y el mensaje de “Se finalizó la presentación”.

7-    Teclas “b” o “n”
Esto es poco conocido pero realmente útil, la tecla “b” deja la pantalla en blanco y la tecla “n” en negro, luego presionando cualquier tecla, la presentación vuelve a donde estaba, esto es muy útil cuando quieren hacer hincapié en algo y la diapositiva que tienen llama mucho la atención, en vez de cambiarla, solo ponen la pantalla en blanco o negro.

8-    Números de diapositivas
Aunque no es estrictamente necesario, es muy útil conocer el numero de cada diapositiva o al menos, si son muchas, de las mas importantes, así si quieren volver a un punto anterior, en vez de recorrer cada una de las diapositivas, bastará con presionar el numero y dar un enter (manteniendo la tecla del numero apretada), en caso de que sean muchas (ya que no hay una tecla 10 u 11) presionar Control + G con lo que aparecerá una lista de las diapositivas y rápidamente eligen la que les interesa.

Con este ya tenemos nuestra presentación optimizada.

Cualquier duda, dejen su comentario.

Staff Como lo hago