Como combinar correspondencia en Word 2003

Vamos a aprender algo realmente util, cuando tenemos que escribir una carta igual a varios destinatarios, pero tenemos que cambiar solo algunos datos en cada copia, tenemos la opcion de escribir la carta, copiarla en documentos distintos e ir manualmente reemplazando el dato que se requiere, o podemos Combinar Correspondencia.

Para más informacion y como hacerlo, vamos despues del salto.

Como lo hago: Combinar correspondencia en Word 2003

Ok, ya que sabemos para que sirve “Combinar correspondencia” y que sabemos nos servira para ahorrarnos bastante y latoso trabajo, vamos a ver como lo hago y para eso como siempre vamos primero con lo que necesitamos.

Larga lista de materiales:

- Word 2003 (se puede con otras versiones pero los menus son distintos)

Ok, luego de la larga lista de materiales vamos a la accion.

1.- Lo primero que tienen que hacer es diseñar la carta en Word, escribiendo en mayusculas los datos que van a reemplazar.

Aqui se ve como se escribieron en mayuscula los datos que queremos reemplazar:SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.

Una vez con esto listo, guardamos el archivo, por asuntos didacticos lo guardaremos como “carta”.

2.- Ok, ahora que tenemos guardado nuestro archivo, creamos un nuevo archivo en insertamos una tabla, para eso vamos el menu Tabla->Insertar->Tabla, saldra una ventana asi:

Como veran, en la ventana salen varias opciones, pero solo tomaremos en cuenta 2: Numero de Columnas y Numero de Filas.

En numero de columnas pondremos una cantidad igual a la cantidad de datos que queremos modificar en cada carta, en este caso son 3: SALUDO, NOMBRE Y APELLIDO.

En numero de filas pondremos la cantidad de cartas que queremos hacer más 1, osea si queremos escribir a 5 personas distintas, pondremos un 6, si queremos escribir a 12 personas distintas, ponemos un 13 y asi hasta la muerte.

Cuando la tabla se haya insertado, la rellenamos de la siguiente manera.

Como veran, en la primera fila ponemos el nombre del dato y de la segunda para abajo, rellenamos con la informacion.

Con esto listo, guardamos el archivo, nuevamente por cosas didacticas lo guardaremos como “bd_carta”.

3.- Con ambos archivos guardados, vamos de nuevo (o abrimos si es que lo cerraron) a carta.doc, abren el documento y van a Herramientas->Cartas y Correspondencia->Combinar Correspondencia, veran que se abre un menu a la derecha de la pantalla, el cual es el primero de 6 pasos.

- En el paso uno eligen la opcion “Carta” y click en siguiente
- En el paso dos eligen “Utilizar Documento Actual” y click en siguiente
- En el paso tres eligen “Utilizar una lista existente” y click en examinar, se abrira una ventana para que escojan el archivo, buscaran donde guardaron “bd_carta.doc”, lo escogen y abrir, se abrira una ventana donde muestran los datos, dejan todo como esta y le dan click en aceptar y click en siguiente
- En el paso cuatro viene lo bueno, tienen que elegir el texto del dato que quieran cambiar y hacer click en “Mas Elementos” en el menu de la derecha, se abrira una cuadro y escojen a que dato pertenece, para hacerlo mas claro, una imagen.

Como ven se selecciono el texto SALUDO y en el ventana que se abrio tambien eligen saludo

Con esto asi, click en insertar y luego en cerrar, hacen lo mismo con NOMBRE y con APELLIDO, cuando vayan haciendo click en insertar el texto quedara entra << >>, por ejemplo SALUDO cambiara a <<Saludo>>.

- En el paso cinco, mostrara como queda la carta, le dan click en siguiente
- En el paso seis hacen click en “Editar Cartas Individualmente” se abrira una ventana asi

Eligen todos y click en aceptar.

Despues de esto, se abrira en un documento nuevo todas sus cartas con los datos respectivos y estamos listos, revisen sus cartas porsiacaso, aunque no deberia haber problema y ya estan listas para ser impresas o enviadas via e-mail o lo que necesiten hacer.

Pueden cambiar mas de 3 datos, pueden ser 5 o 7 o 10 o los que quieras y la cantidad de personas tambien es a su eleccion.

Esperando les sea util,

Me despido

Y recuerden que como todos nuestros tutoriales fue probado por nosotros mismos y cualquier duda o problema, dejen sus comentarios y responderemos con mucho gusto.

Staff Comolohago.cl

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80 Comentarios a “ Como combinar correspondencia en Word 2003 ”

1. Ana dice:

   17 Junio 2008 en 16:09

   Muchas gracias no sabes como me ayudo recordar como se haci esto de la combinacion de correspondencia, se le agradece,
   saludos
2. Yoselin Garcia dice:

   19 Agosto 2008 en 18:57

   es una buena pagina que saca de apuros, gracias por la ayuda
3. Fernando Larrañaga dice:

   19 Agosto 2008 en 20:13

   @Yoselin y @Ana:

   Nos alegramos que les haya servido.

   Saludos
4. doris dice:

   27 Agosto 2008 en 1:28

   gracias por su ayuda me sirvio de mucho se lo agradezco

   que tengan un feliz dia
5. Patricio Fariña dice:

   27 Agosto 2008 en 2:10

   @Doris
   Nos alegramos que te haya sido de utilidad, que tengas un buen dia tu tambien.
6. Poma dice:

   9 Septiembre 2008 en 16:16

   Muchisimas gracias sirvio de gran ayuda tenia que hacer estro para la escuela, probe y probe y no mne salia, menos mal que encontre esta pagina xD

   Saludos a todos!

   Atte: Poma XD
7. AMANDA dice:

   22 Septiembre 2008 en 12:40

   Muchas gracias, que mi Dios los bendiga por su solidaridad. Me habian enseñado esto, pero como no lo practicaba se me olvidó. Busqué en varios libros y no lo encontré, de repente me acordé de la web y salió su página. Muy buena esta labor.
8. Yessica dice:

   29 Septiembre 2008 en 15:50

   Hola Amiga

   esta página te puede servir,

   Saludos,

   Maggy
9. julio cesar bohorquez dice:

   21 Octubre 2008 en 15:46

   esto es una buena manera en señar como se hace una combonacion de correspondencia
10. Georgiy dice:

    3 Diciembre 2008 en 0:21

    Buena Onda Gracias